ADQUISICIONES

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Dentro del desarrollo de colecciones, la adquisición de materiales bibliográficos es esencial.toc

“La adquisición es una función que consiste en tramitar las obras seleccionadas mediante tareas y rutinas para ser incluidas en la colección por el procedimiento más adecuado. Tiene como objetivo conseguir los materiales en la cantidad y calidad deseada al menor costo y tiempo posibles.”1

En particular en las bibliotecas académicas la adquisición de materiales en todos los formatos deberá ser planeada para satisfacer las necesidades de enseñanza e investigación. La compra deberá ajustarse a la situación financiera y a la oportunidad de recursos compartidos.

El módulo de adquisiciones de ALEPH permite desarrollar bases de datos de presupuestos, proveedores, pedidos, facturas y tabla de monedas, manejar órdenes de compra, recepciones de pedidos parciales o completos, reclamaciones, cancelaciones de libros y revistas, entre otras.

Bases de datos del módulo

Presupuestos
Permite crear y abrir presupuestos de diferentes tipos: regular, especial o de investigación, con los períodos de vigencia, notas de dónde proviene el monto, departamento o nombre y clave de la biblioteca. Presenta el presupuesto de manera detallada mostrando el presupuesto asignado, corregido, comprometido, monto facturado, gastado, liquidez y resto real, lo que permite un adecuado control.

La biblioteca selecciona de entre los proveedores de la institución mayor, aquellos que determine son los adecuados a sus necesidades de información; y de esta forma no necesita dar de alta el total de los registros. Se registran los datos del proveedor: razón social, nombre del contacto, país, tipo de material, forma de envío, plazo para reclamación, lengua, porcentaje de descuento, moneda, teléfono, correo, etc. La base de datos así creada puede ser consultada, actualizada o corregida según las necesidades. Los libros que se reciben por donación pueden ser incluidos en esta base creando un proveedor llamado “donación”, omitiendo el precio e incluyendo una nota donde se consigne el nombre de la persona o institución donante.

Pedidos
Para realizar el pedido de un libro, en primer lugar se busca el título en el módulo catalogación para verificar si ya existe el ejemplar, en tal caso se toma el número de sistema y automáticamente lo incorpora a la base de adquisiciones. En caso contrario se hace una precatalogación para que el sistema asigne un número. Se agrega dicho número y se verifican los campos de número de orden, status, fecha de arribo estimada, método de adquisición, urgencia, y si concuerdan se procede a registrar la clave de la biblioteca, número de lector que solicita, clave del proveedor, cantidad de ejemplares pedidos, precio, moneda, código presupuestal y notas.

Éste módulo interactúa con otros del sistema para aprovechar información que ya existe, mantiene la información actualizada al considerar todos los movimientos realizados, evita duplicidad en las adquisiciones al hacer búsquedas por autor o título y proporciona información sobre el estado que guardan las adquisiciones.

El sistema maneja varios reportes, entre ellos: solicitudes registradas, solicitudes enviadas al proveedor y libros que ya han sido facturados y pagados. Los reportes se pueden hacer por año, mes o el tiempo que se considere pertinente.

Al recibir los libros se dan de alta como “llegadas” para que conste el estado de dicho material en la pantalla de pedidos. El sistema asigna claves para recepciones completas y parciales.

El registro de facturas es importante para verificar la afectación de la información presupuestal. Para ello se consigna el número de factura, fecha, moneda, cantidad total, descuento adicional, cantidad neta, forma de pago, etc. Una vez completa los datos de la llegada de los libros y los datos de la factura, el presupuesto cambia automáticamente.